Produttività al lavoro: tecniche di gestione del tempo per migliorare l’efficienza lavorativa

Cosa significa essere produttivi

Essere produttivi è un aspetto fondamentale nel campo lavorativo.

In pratica con produttività del lavoro si intende la quantità di lavoro che può essere eseguita in un determinato arco di tempo da un individuo (sia che si tratti di lavoro in proprio, sia che si tratti di lavoro dipendente), da un’azienda o da un team.

S’intende quindi massimizzare il rendimento; in poche parole, ottenere il miglior rapporto tra tempo lavorativo impiegato e valore economico ottenuto, considerando nel contempo diversi altri aspetti, come per esempio la qualità di ciò che si produce e anche lo sforzo richiesto dal lavoro.

Molti sono gli studi fatti su questo argomento, soprattutto nel campo del lavoro dipendente, e varie sono le strategie che molte aziende mettono in atto per aumentare la produttività dei propri dipendenti, prime fra tutte quelle che permettono maggior coinvolgimento e fidelizzazione dei lavoratori.

Da considerare in effetti quanto il tempo sia fondamentale per esempio per la produzione industriale, dove accorciare il più possibile i tempi di produzione può essere determinante per un’ottimizzazione economica.

Ciò su cui vogliamo soffermarci riguarda in particolar modo le tecniche di gestione del tempo per migliorare l’efficienza lavorativa che ognuno di noi può mettere in atto per aumentare la propria produttività al lavoro, indipendentemente se si lavora alle dipendenze di qualcuno o se si fa un lavoro autonomo.

Si tratta di quello che viene anche definito “time management”, ovvero l’abilità di saper gestire il tempo, o, meglio di svolgere le proprie attività al momento giusto e con il minimo sforzo così da rispettare la propria agenda lavorativa e raggiungere i propri obiettivi.

Già, perché proprio di abilità di tratta, e come tutte le abilità, anche la gestione del tempo può essere appresa, mettendo in atto nuovi comportamenti e avvalendosi di specifici strumenti e tecniche.

Una questione che riguarda tutte le persone che lavorano in qualsiasi modalità, compreso lo smartworking e le attività indipendenti (freelance) e che influisce non solo sul presente lavorativo, ma anche sulle prospettive future.

Da considerare quanto una maggiore produttività sia anche da associare al benessere e alla soddisfazione personale, che si potrebbe tradurre in fiducia nelle proprie capacità di raggiungere obiettivi nel proprio lavoro.

Ciò vale sia che si lavori da soli, sia che si abbiano dipendenti, in quanto una maggiore autoefficacia porta comunque a un aumento della produttività.

Come abbiamo visto, il tempo è uno dei parametri più importanti per quanto riguarda l’efficienza di un lavoratore, di un team o di un’azienda.

Vediamo quindi, perché ci sia una buona produttività, perché è importante mettere in pratica alcune tecniche di gestione del tempo e quali possono essere i migliori sistemi di gestione del tempo per migliorare l’efficienza lavorativa.

Gestire il tempo lavorativo

Imparare tecniche di gestione del tempo e utilizzare metodi e strumenti utili a questo fine consente di pianificare e controllare il tempo per migliorare l’efficacia, l’efficienza e la produttività lavorativa, intesa come il rapporto del tempo di esecuzione del lavoro con un certo risultato.

Non si tratta solo di eliminare perdite di tempo, ma anche che quel tempo sia “speso” bene, reso insomma “produttivo”.

Non è un caso che molte aziende si avvalgono della collaborazione di coach o mentori per aiutare i propri dipendenti a una migliore gestione del tempo.

Per dire la verità non ci sono formule magiche né metodi universali per gestire il tempo, bensì varie tecniche e strategie che consentono di migliorare il controllo del proprio tempo, soprattutto mentale.

Talvolta si tratta di piccoli cambiamenti nel modo consueto con cui svolgiamo le nostre attività lavorative, che se diventano un’abitudine, possono portare senza troppo sforzo a migliorare notevolmente lo svolgimento del nostro lavoro e, soprattutto, aumentare la produttività.

Da considerare poi che – e anche questo è molto importante – un efficace controllo del tempo non solo aumenta la produttività, ma anche il benessere personale, perché così si potrà avere più tempo per prendersi cura di sé e sicuramente si sarà sottoposti a minore stress e tensione.

Per svolgere una gestione efficace del controllo del tempo è possibile agire in molti modi.

Qui di seguito vi diamo qualche consiglio e una panoramica di quali strategie, metodi, tecniche vengono di solito utilizzate tra quelle che si è appurato diano migliori risultati.

I sistemi e tecniche di gestione del tempo per migliorare l’efficienza lavorativa.

• Oltre a utilizzare un’agenda su cui segnare tutti gli appuntamenti e le scadenze, è bene dedicare uno spazio anche per definire e mettere per iscritto quotidianamente gli obiettivi che si vogliono raggiungere entro la giornata. Va bene scrivere a mano, ma consideriamo che oggi abbiamo a disposizione moltissimi strumenti anche digitali tra calendari, agende, app dedicate, reminders, che offrono un miglior supporto di fogli o post-it “volanti”. Ovviamente gli obiettivi che ci prefiggiamo devono essere realistici, chiari e raggiungibili! Potrebbero poi anche essere suddivisi in vari sotto-obiettivi o fasi, per i quali devono essere svolte varie attività. Ciò dipende molto dal lavoro che dobbiamo svolgere. Si tratta di quella che viene anche chiamata “to-do list”, che in genere viene redatta il giorno prima per il successivo. Il metodo “Getting Things Done” parte da questo principio, così che, scrivendo le cose che devono essere fatte, ci si libera la mente e ci si può concentrare meglio sul loro svolgimento. 
• Un metodo che potreste provare per migliorare la gestione del tempo lavorativo è il cosiddetto “metodo Alps o Alpen”, secondo il quale, oltre a elencare le cose da fare, ci si appunta anche la stima del tempo necessario per ogni attività, si programmano le pause o i tempi vuoti e si prendono decisioni per soddisfare le priorità. Ovviamente va sempre poi fatto un controllo finale per verificare la realizzazione del nostro piano lavorativo.
• Per migliorare la pianificazione del lavoro gestendo in modo efficace il tempo lavorativo potrebbe essere utile avvalersi anche di app apposite o di software che offrono schede di valutazione personale. Non meno importante, rendere produttive varie attività della nostra agenda, come per esempio eventuali riunioni, magari definendo i tempi di intervento di ogni partecipante ed evitare perdite di tempo per cose superflue.
• Per ottimizzare i tempi, evitare ogni possibile distrazione è fondamentale. I social sono di certo una calamita per farci “perdere tempo”. Il nostro consiglio, quando ci si deve impegnare in un’attività che richiede concentrazione, è silenziare le notifiche dei social e mantenere attivi solo i servizi di ciò che è realmente importante. Si tratta di prendere abitudini quotidiane di buona gestione del tempo (e cercare di non sgarrare!) e cercare di eliminare le abitudini che invece ci portano a distrarci, dilungarci, perdere tempo.
• Anche il luogo di lavoro ha una sua certa importanza e non è da sottovalutare il benessere che si prova in un luogo o in una postazione di lavoro ben organizzata, rilassante, piacevole. Talvolta basterebbe soltanto tenere in ordine la propria scrivania, avere tutto a portata di mano in modo pratico, dare qualche tocco diverso agli arredi, magari organizzando bene materiali, documenti, cancelleria, archivi e tutto quello che ci serve per lavorare, ed ecco che i tempi potrebbero già ottimizzarsi.
• Una cosa che non si deve dimenticare è quanto sia importante talvolta, sia per la propria produttività ma anche per il proprio benessere e per la gestione dello stress, sapere dire di no e saper delegare, soprattutto se si lavora in team. Sembra una stupidaggine? No, non lo è. L’assertività va coltivata ed è utile per gestire meglio i tempi e per avere una maggiore produttività.
• Potrebbe essere un’idea fare mente locale sui momenti migliori della giornata che per noi sono i più produttivi; ciò è particolarmente utile per chi può gestirsi autonomamente il lavoro e tener conto del proprio orologio biologico. Se per esempio si è consapevoli che si è più produttivi la sera rispetto al mattino, allora ci si potrà organizzare “sfruttando” proprio le ore serali per i lavori più impegnativi, quando si ha maggiore energia.
• Darsi dei tempi stabiliti può dare ottimi risultati in fatto di produttività. Si può usare proprio un cronometro per lavorare un tot di tempo e poi prendersi una pausa prima di ricominciare. A questo proposito ricordiamo la “tecnica del pomodoro” messa a punto negli anni Ottanta-Novanta, che prende il nome dai timer a forma di pomodoro che si usano in cucina. Secondo questa tecnica, il lavoro può essere suddiviso in più fasi separate da pause. Si tratta di lavorare per 25 minuti e prendersi pause di 5 minuti, poi, ogni 4 sessioni lavorative, pause più lunghe. Durante le pause si può fare un po’ di attività fisica, mangiare qualcosa, prendere un caffè, controllare i messaggi sullo smartphone… Prendersi delle pause consente di ricaricarsi, inoltre sapere che si ha un determinato tempo a disposizione favorisce la concentrazione e consente di essere più produttivi. Tra l’altro sembra che prendersi delle pause renda più creativi, e anche questa è un’ottima cosa per rendersi più efficienti nel momento in cui si lavora.
• Il consiglio di alcune tecniche è cominciare una attività ed eseguirla fino a che non la si è portata a termine senza interrompersi. In poche parole, il multitasking, di cui andiamo tanto fieri, non è così positivo e produttivo come si tende a credere. È invece una cattiva abitudine che il più delle volte crea solo stress e non aumenta la produttività al lavoro. Il cervello viene obbligato a passare da una cosa a un’altra in modo rapido e così si affatica ed è sottoposto a stress. Non è detto che così facendo si sia più produttivi, anzi… Su questo concetto si basa la tecnica definita “time blocking”, blocco del tempo, e anche il “timeboxing”, basato su obiettivi, con il quale ci si danno tante piccole e singole scadenze da portare a termine in modo continuativo.
• Definire le priorità, ovvero ciò che è più urgente, è molto importante per una buona gestione del tempo. Su questo si basa per esempio la tecnica “must, should, want”, ovvero “devo, vorrei, voglio”, e anche la tecnica detta “matrice di Eisenhower”, che permette di differenziare ciò che è urgente da ciò che è importante. Si distinguono infatti cose importanti e urgenti, cose importanti ma non urgenti, cose non importanti e non urgenti, cose non importanti ma urgenti. Altra tecnica che fa questa distinzione, spesso usata nelle aziende per migliorare il processo decisionale e aumentare la produttività, è la cosiddetta “analisi ABC”, secondo la quale si stabiliscono priorità in base ad attività urgenti e importanti (A), attività importanti ma non urgenti (B) e attività urgenti ma non importanti (C).
• Per chi non lo conoscesse, il metodo “Kanban” è stato messo a punto dalla Toyota e viene utilizzato ormai da molto tempo da moltissime aziende. Si tratta di suddividere in fasi le attività da svolgere, tenendo via via aggiornate schede in cui vengono inserite le attività da svolgere, quelle che si stanno svolgendo e quelle completate. Anche questo ha una ripercussione positiva sull’efficienza lavorativa e una buona gestione dei tempi in vista di una maggiore produttività.
• Secondo alcune tecniche sarebbe meglio iniziare la giornata lavorativa svolgendo i compiti più complessi anche se piacciono di meno, così da liberarsene subito, per poi lasciare il resto del tempo a quelli più piacevoli. Questo metodo è molto utile in modo particolare per chi ha la cattiva abitudine a procrastinare. È su questa base che ha preso campo la tecnica definita “ingoia il rospo”, proprio perché incoraggia ad affrontare subito le attività più complesse e dispendiose.
• Al contrario, la strategia di gestione del tempo definita “principio di Pareto”, secondo la quale sarebbe più conveniente iniziare la giornata lavorativa dalle attività più semplici, che richiedono meno tempo, per poi affrontare quelle più lunghe e articolate. In questo modo per alcuni si sviluppa un senso di maggiore motivazione e appagamento, necessario per poi dedicarsi a qualcosa di più complesso.
• C’è un altro consiglio che vogliamo darvi: potrebbe essere più congeniale per voi raggruppare le attività simili e svolgerle una dopo l’altra, per poi passare a un altro gruppo di attività tra loro simili. Anche questo può risultare per certi lavori un buon metodo per ottimizzare i tempi. Ognuno, del resto, dovrebbe provare varie tecniche per valutare poi quali sono le più efficaci per il suo caso.

In conclusione

Abbiamo visto che per gestire il tempo lavorativo e renderlo più produttivo ci possiamo dotare di diversi strumenti e mettere in pratica diverse tecniche, alcune delle quali ormai consolidate e molto utilizzate. 

C’è chi preferisce e trova più “redditizia” una tecnica rispetto a un’altra, ma l’unica cosa è provare e capire qual è la tecnica che più fa per noi in termini di una migliore gestione del tempo lavorativo e di una maggiore efficienza.

Nulla vieta, tra l’altro, di utilizzare diverse tecniche simultaneamente, combinandole.

Gestire il tempo di lavoro è, insomma, una competenza (una life-skill possiamo anche definirla) che si può acquisire, ma solo se ci si impegna in modo costante, se la si fa diventare una pratica quotidiana.

Dobbiamo innanzitutto capire qual è la differenza in termini di risultati tra gestire il nostro tempo ed essere in balia delle cose da fare, e non solo per quanto riguarda l’aspetto della produttività, ma anche del benessere, della soddisfazione, dell’equilibrio tra vita privata e lavorativa.

In generale, individuare le priorità, utilizzando gli strumenti e le tecniche più giuste per noi e riducendo le distrazioni, si può massimizzare la produttività e raggiungere i propri obiettivi.

Il tutto con meno stress e, appunto, con maggiori risultati.