La produttività in ufficio non dipende solo dalle nostre capacità organizzative e di concentrazione, ma anche dall’ambiente che ci circonda. Avere una scrivania ben organizzata e ordinata è utile ad aumentarla, a vivere meglio i compiti che ci vengono assegnati e genera tranquillità.
Quali sono allora i trucchi per organizzare la scrivania e renderla ottimale per la produttività al lavoro? Li abbiamo spiegati in questo articolo.
Quanto è importante una scrivania organizzata?
Se la tua scrivania, che è il piano di lavoro in cui organizzi le idee e passi la maggior parte del tuo tempo, è caotica o disordinata, non riuscirai ad essere produttivo e portare a termine nel migliore dei modi tutti i compiti che ti sono stati assegnati.
Inoltre, quante volte ti è capitato di perdere un documento importante o non trovare un oggetto che ti serviva?
Eppure lo spazio che ti serve ce l’hai, semplicemente è organizzato male. Ma non preoccuparti, lo scopo di quest’articolo è proprio quello di capire come organizzare la scrivania in ufficio e diventare un king della produttività.
Come organizzare la scrivania per la produttività
La prima cosa da fare se vuoi organizzare la scrivania per la produttività è pulire il tuo piano di lavoro.
Prenditi un paio di ore e svuotala completamente, togli tutto e inizia a catalogare oggetti e documenti, dovrai rimettere sulla scrivania solo quelli che ti servono davvero, ed eliminare scartoffie e altre cose inutili.
Pulisci per bene il tuo piano di lavoro, vivere in un ambiente pulito è indispensabile per far funzionare bene la mente.
La tua postazione deve essere comoda, la sedia deve essere ergonomica, procurati un mouse e un tappetino, un supporto per alzare il monitor o il pc portatile e un’alzatina per i piedi.
Così facendo lavorerai meglio perché assumerai la giusta posizione e non andrai a creare inutili traumi a schiena, collo e spalle. Le ore di lavoro passeranno meglio e tornerai a casa più rilassato senza dolori.
Cerca di arredare la tua scrivania affinché sia funzionale, se hai a che fare con pile di documenti acquista dei cassetti da mettere sulla scrivania o sotto il tavolo.
Fai scorta di portadocumenti, in modo da avere tutto in ordine e non impazzire ogni volta che cerchi un foglio. Procurati dei portapenne, dei post-it e dei supporti per il telefono.
Ogni elemento presente deve essere ottimizzato per la produttività. Cerca di far sparire anche cavi e fili, che creano disordine. Acquista un porta cavi e ricorda di riordinare sempre il piano di lavoro prima di tornare a casa.
Guida pratica per organizzare la scrivania per la produttività
Ora che abbiamo fatto una panoramica del perché e del come organizzare la scrivania in ufficio, vediamo quali sono i passaggi da seguire per mettere in pratica ciò che abbiamo detto finora.
- Svuota ogni cassetto, ripiano e tavolo presente nella tua area di lavoro, aiutati con delle scatole e fallo senza fretta.
- Dividi i documenti in due pile: ciò che ti serve e ciò che non ti serve più.
- Metti a portata di mano, sulla scrivania, solo lo stretto necessario. Uno stile minimal aiuta la mente a mantenere più alta la concentrazione e ad essere più produttivi.
- Archivia in modo intelligente i documenti, acquista dei faldoni o dei portadocumenti in acciaio e cataloga tutto con delle etichette, in modo da trovare subito ciò che ti serve.
- Personalizza la tua scrivania, rendila tua. Anche l’occhio vuole la sua parte e un ambiente familiare e accogliente ha un effetto positivo sul cervello e ti farà lavorare meglio. Ovviamente, senza esagerare, non riempire la scrivania con inutili soprammobili riempi polvere.
- Etichetta tutto ciò che puoi, basta avere una piccola etichettatrice. In ufficio il rigore e l’ordine sono fondamentali, e soprattutto se condividi lo spazio con altre persone può essere utile etichettare ogni documento presente per facilitare il lavoro del team.
- Dedica 5 minuti ogni giorno, meglio se prima di andar via, a sistemare la tua scrivania. In questo modo farai ordine anche nella tua mente e la mattina, quando tornerai al lavoro, sarai felice di trovare uno spazio pulito e ordinato.
Alcuni trucchi extra per organizzare la scrivania e aumentare la produttività
Ecco qualche trucco extra per organizzare la scrivania e aumentare la produttività. Le piante sono un ottimo sistema per abbellire un ufficio e aumentare la concentrazione.
Mettine una sulla tua scrivania, aiuta anche a scaricare lo stress e alleviare le tensioni.
Alzati almeno 5 minuti ogni due ore dalla tua postazione di lavoro per sgranchirti le gambe. Stare ore e ore davanti allo schermo del pc senza staccare è dannoso per la tua salute e per la tua produttività.
Come sistemare i cavi da scrivania
Infine, un elemento importante per cui vale la pena fare un paragrafo a sé è l’organizzazione dei cavi nella scrivania. Ti ritroverai quotidianamente con un sacco di fili tra le mani: cavi del pc, stampanti, caricabatterie, cuffie, etc.
Il sistema più economico per risolvere il problema è comprare una guaina per cavi, in questo modo saranno tutti raggruppati in un unico punto. Se fai uso di ciabatte per le prese, cerca di fissarle sotto al tavolo e di non lasciarle a terra, oppure acquista dei contenitori porta cavi che fanno subito ordine.
Saper organizzare la scrivania per la produttività è un’arte, va imparata e perfezionata. Spesso fare ordine sul piano di lavoro equivale a fare ordine nella propria mente, mettere in fila i pensieri e capire se si sta andando nella giusta direzione.
