Le riunioni aziendali sono da sempre uno strumento importantissimo per l’organizzazione del lavoro in ufficio, ma spesso generano perdite di tempo e inefficienza, soprattutto se non vengono gestite correttamente.
Proprio per questo motivo, è necessario sapere in che modo organizzare una riunione efficace, che permetta di raggiungere gli obiettivi prefissati senza sprechi di tempo. Per fare ciò ti basta seguire poche e semplici regole, che sarebbe meglio condividere internamente al team di lavoro, così che chiunque debba organizzare un riunione segua le tue stesse linee guida.
In questo articolo troverai alcuni consigli su come gestire una riunione in ufficio in modo efficace, perfetti se sei tu di solito a occuparti dei meeting, o da passare a quel tuo collega disorganizzato che non sa mai come muoversi a riguardo. Le regole sono valide sia che la riunione si tenga in presenza, sia che sia organizzata in differita tra persone del team che lavorano in smartworking.
Le 10 regole per l’organizzazione di una riunione efficace
Ecco quali sono le 10 regole di base da seguire per riuscire ad organizzare una riunione efficace sul posto di lavoro. Se metterai in atto questi consigli ottimizzerai il tempo speso in meeting ed eviterai inutili stress, sia per te che per il tuo team.
Organizzare una riunione non è mai semplice, ma con un po’ di esperienza e qualche dritta diventa molto più facile. Cominciamo!
1. Definisci sempre a monte l’obiettivo di una riunione
Prima di organizzare una riunione, è fondamentale definire chiaramente l’obiettivo che si vuole raggiungere. Questo ti aiuta a buttare nero su bianco un’agenda precisa, ovvero l’elenco degli argomenti di cui si andrà a discutere, e a fare in modo che la riunione sia focalizzata sui punti importanti, evitando di sprecare tempo in cose inutili e non pertinenti.
Una volta stabilito l’obiettivo, è importante che tu lo comunichi in maniera chiara e trasparente a tutti i partecipanti.. Se sei tu che la gestisci, assicurati di programmare gli obiettivi con anticipo e di mandarli il giorno prima del meeting via mail a tutti i partecipanti.
2. Seleziona bene i partecipanti della riunione
Uno dei maggiori problemi delle riunioni è che troppo spesso ci partecipano troppe persone, molte delle quali non centrano nulla. Questo porta a perdite di tempo e a non riuscire a prendere decisioni concrete. Troppe persone significa pensieri confusi e punti di vista di chi magari, non essendo coinvolto nell’intero processo, non ha una visione d’insieme di ciò di cui si sta parlando.
Per evitare questo problema, scegli i partecipanti con cura, invitando solo chi è davvero necessario per raggiungere l’obiettivo della riunione. Manda l’invito con anticipo, in modo che tutti abbiano modo di organizzarsi ed essere presenti.
3. Prepara un’agenda del giorno e condividila con i partecipanti
Un’agenda dettagliata è una delle componenti fondamentali se stai cercando di organizzare una riunione efficace.
L’agenda del giorno deve essere preparata con anticipo dall’organizzatore stesso e deve contenere tutti i punti che verranno discussi, il tempo previsto per ciascun punto e, ovviamente, l’obiettivo della discussione.
Una volta stabilito di cosa si parlerà, condividi l’agenda con tutti i partecipanti via mail.
4. Stabilisci un limite di tempo massimo di durata della riunione
Ci sono riunioni che durano ore, diventando infinite, noiose e stressanti. Per evitare questo, è importante stabilire sempre un tempo massimo e rispettarlo.
In questo modo, tutti sono preparati e sanno esattamente quanto tempo resteranno impegnati, inoltre la riunione stessa sarà più efficace se c’è un limite per riuscire a parlare di tutto.
La riunione ideale non dovrebbe durare più di un’ora, meglio ancora se è di mezz’ora.
5. Prepara il materiale utile al corretto svolgimento della riunione
Prima della riunione, è importante preparare il materiale necessario, come ad esempio presentazioni, documenti pdf o report.
Così facendo avrai la sicurezza di non perdere tempo, l’intoppo di dover fermare una discussione perché non si trovano dei documenti crea frustrazione e abbassa il livello di concentrazione nei partecipanti.
Scegli una sala accogliente per il meeting, in modo da mettere a proprio agio i colleghi e farli sentire in una condizione di apertura, in cui possono esprimersi liberamente.
Se si tratta di una riunione particolarmente formale, ricorda di posizionare sulla scrivania una bottiglietta d’acqua, una penna e un blocco per prendere appunti per ciascun partecipante.
6. Assegna dei piccoli compiti al team al termine della riunione
Al termine di ogni riunione è importante assegnare dei piccoli compiti ai partecipanti. Rendi partecipe tutto il team e coinvolgilo nelle responsabilità aziendali.
In questo modo ci sarà maggior coinvolgimento e partecipazione. I tuoi colleghi saranno ben contenti di cooperare insieme se hanno un obiettivo comune.
7. Prendi appunti durante la riunione
Durante la riunione, prendi sempre nota dei punti principali che vengono discussi e delle decisioni che vengono prese.
Avere una documentazione scritta della riunione è utile per rivedere i progressi fatti e le decisioni prese, ma fa anche da archivio per gli attuali membri del team e quelli che verranno dopo.
Per fare le cose ancora meglio, prendete appunti in due e poi integrate la documentazione.
8. Valuta l’andamento della riunione
Dopo la riunione, è molto importante valutare come è andato il meeting. Chiediti se l’obiettivo è stato raggiunto e se la riunione è stata utile per il team e per il progetto in corso.
Questa fase di riflessione e di bilancio serve a capire come correggere il tiro le volte successive ed è il modo migliore per rendere una riunione davvero efficace.
Ancora meglio se la valutazione viene fatta insieme a qualche altro membro del team che ha ben chiara tutta la situazione dalla A alla Z.
9. Crea un report post riunione e condividilo con il team
Dopo ogni riunione ricordati di stilare un report, sii molto preciso e indica di cosa si è parlato, chi ha partecipato, quali decisioni sono state prese e quali sono i prossimi passi da fare.
Più sarà dettagliato e meglio è. Il report va poi condiviso con tutti i partecipanti.
10. Non programmare troppe riunioni ma solo quelle veramente necessarie
Spesso, soprattutto nelle grandi aziende, si tende a programmare un po’ troppe riunioni, decisamente più del dovuto.
Spesso si organizza un meeting anche quando basterebbe una mail scritta bene. Meglio una riunione in meno che una in più, quindi attenzione a non esagerare.
Conclusione
Organizzare riunioni efficaci non è semplice e a volte può risultare stressante, ma imparare a farlo nel modo giusto è importantissimo affinché in azienda ci sia un clima di collaborazione e comunicazione.
Grazie a queste semplici regole sarai in grado di gestire le prossime riunioni in modo ottimale e non perderai più tempo, coinvolgerai solo le persone strettamente necessarie e diventerai un vero leader.
