Distruggere un foglio o un documento importante è qualcosa in più che strapparlo semplicemente e buttarlo nel cestino della carta. Soprattutto se il foglio in questione contiene firme importanti o dati sensibili che possono essere ricomposti da chi ha cattive intenzioni. Per questo motivo ogni ufficio dovrebbe disporre di un distruggidocumenti automatico, un oggetto che va a completare l’arredo sul posto di lavoro e che risulta indispensabile se si maneggiano documenti e scartoffie.
Scegliere il giusto distruggidocumenti automatico può però risultare complesso, soprattutto se è la prima volta che si acquista un oggetto del genere. Ecco una breve e semplice guida all’acquisto.
Come acquistare il giusto distruggidocumenti automatico
Esistono due tipologie principali di distruggidocumenti: quelli che tagliano a strisce e quelli che frammentano il foglio di carta. La prima tipologia permette di distruggere più fogli per volta rispetto alla seconda, ma la seconda è più efficace perché i fogli di carta vengono letteralmente disintegrati. Importantissimo anche valutare il grado di sicurezza della macchina, si parte dal P1 e si arriva al P7, che è il massimo livello di precauzione che puoi prendere.
Ovviamente, il grado di sicurezza va scelto sulla base dei documenti che tratta il tuo ufficio, se maneggiate dati sensibili meglio optare per qualcosa di più costoso ma anche di più sicuro. Vanno poi valutate le persone che devono utilizzare il distruggidocumenti, esistono modelli molto piccoli e pratici da scrivania, adatti a fare a pezzi fino a 100 fogli al giorno, perfetti per il singolo. E ci sono poi modelli più grandi pensati per grandi uffici che possono distruggere fino a 1000 fogli al giorno.
Infine, devi considerare se hai necessità di distruggere solamente fogli di carta oppure anche dischi e tessere, in tal caso avrai bisogno di un distruggidocumenti più complesso che rompe anche la plastica e non solo la carta. Scegli il modello più adatto alle tue esigenze in base a quante persone dovranno utilizzarlo, allo spazio a disposizione in ufficio e anche alla tipologia di documenti da distruggere.
Distruggidocumenti, tritadocumenti o tritacarta: è la stessa cosa?
Sì: “distruggidocumenti”, “tritadocumenti” e “tritacarta” indicano lo stesso tipo di macchina, solo con nomi diversi usati indistintamente nel linguaggio comune. Che tu lo cerchi con uno o l’altro termine, i criteri di scelta restano gli stessi: tipologia di taglio (a strisce o a frammenti), livello di sicurezza P1-P7 e capacità di fogli.
Domande frequenti
Che livello di sicurezza scegliere per un distruggidocumenti automatico?
Per documenti generici d’ufficio un livello P3-P4 è generalmente sufficiente; per dati sensibili, contratti o documenti bancari è preferibile un livello P5 o superiore, che riduce la carta in frammenti molto più piccoli.
Meglio un distruggidocumenti manuale o automatico?
Un modello automatico, con sensore che rileva i fogli inseriti, è più comodo per volumi medio-alti di documenti; per un uso occasionale e in un piccolo ufficio anche un distruggidocumenti manuale può essere sufficiente e più economico.
Un distruggidocumenti automatico può rompersi se surriscaldato?
Sì, i modelli automatici hanno un tempo massimo di funzionamento continuo (indicato nella scheda tecnica) oltre il quale si fermano per raffreddarsi: per un uso intensivo in ufficio conviene scegliere un distruggidocumenti professionale pensato per cicli più lunghi.
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